ככה תתכנני את האירוע המושלם, תישארי ממוקדת ולא תתפזרי

את בטוח מכירה את זה שיש אירוע שמתקרב, יום ההולדת של הילדים, אירוח לחג, בר מצווה או בת מצווה וכו’, וכל רגע קופצים לך עדו רעיונות לראש, ובא לך לעשות “ככה”.. ובא לך לקנות “כזה”- ו”כזה” ומלא “כאלה”… ואז הראש כבר עמוס ברעיונות אז את פותחת רשימה על דף..
ובדיוק באמצע העבודה קפץ לך עוד רעיון לראש- אז את כותבת לך בטלפון, ואז בסופר ראית משהו מגניב ואמרת “וואי גם את זה!!” ושלחת לעצמך וואטסאפ כדי שלא תשכחי
ואחרי שבועיים גילית שאת כבר מבולבלת והלכת לאיבוד בין כל הרעיונות היצירתיים שלך כשאת הכי חשובים את בכלל לא זוכרת! באסה!

כל משקיענית אוהבת לארגן ולעצב אירועים מכירה את זה. כמה קל להתפזר היום כשהאפשרויות כל כך גדולות והמגוון כל כך רחב.

אבל חייבים להתמקד! אחרת הכל יתמסמס אל תוך מלא רעיונות שאנחנו לא מצליחות להוציא לפועל ובדיוק בשביל זה אני כותבת לך את המדריך הכל כך חשוב הזה! (שבסופו מחכה לך מתנה מהממת שעבדתי עליה המון המון זמן).
אז מה עושים? מאיפה מתחילים? איך משתלטים? הנה לפנייך המדריך להפקת אירוע – לכי לפי השלבים שאני כותבת לך ואני מבטיחה לך שבצ’יק צ’ק תשתלטי על הכל ותתקתקי את האירוע בדיוק כמו שאת יודעת!

אז מאיפה מתחילים? מהסוף!

מה הכוונה? בדיוק כמו שזה נשמע- תתחילי מהסוף. תקבעי תאריך. מה? כן! תקבעי את התאריך. במידה והתאריך לא תלוי רק בך ואת תלויה בגורמים אחרים כלשהם (לראות אולמות, להתייעץ עם הבעל, חברה, הורים וכו’) אין בעיה, תקבעי מסגרת של זמן תחליטי שבין ס ל-Y בחודש Z זו מסגרת הזמן שבו צריך להתקיים האירוע. זה יתחום לך את הכל בראש- יהיה דד ליין שבו כל מה שתכיף תחשבי עליו יצטרךלצאת לפועל וכבר תהיה לך מסגרת זמנים. שזה חשוב.

תוציאי כללל מה שיש לך בראש על הכתב:

את חשובת על המון רעיונות ורואה המון דברים- תשתדלי לרכז הכל במקום אחד- אם יש לך מחברת/ אם הטלפון תמיד עלייך- אז באפליקציה של רשימות/ אם את טיפוס של מחשב תפתחי לך תיקיה וקובץ שבו תרכזי הכל – את יודעת איך הכי נח לך אבל- תדאגי לרכז הכל במקום אחד כמה שניתן.

בואי נתמקד

אם את כמוני אז בטח יש לך עכשיו רשימה שאינה נגמרת של רעיונות, תמונות, השראות וטירוף של רעיונות שכולם כל כך מהממים ואיך עכשיו עושים את הכל? אז זהו שלא- לא עושים את הכל. שמעת את המשפט : LESS IS MORE כמו בכל אירוע טוב ומעוצב בטוב טעם- כל המוסיף גורע – אז בשלב הזה ניקח את כל הרעיונות ונתחיל לתמצת אותם, מה חייב, מה אי אפשר בלי מה אני ממש רוצה ואחר כך היתר. (תהיי כנה עם עצמך, ככל שתעמיסי פריטים ודברים תתקשי להשתלט- אל תקשי, תמיד אפשר להוסיף. תתחילי ממשהו בסיסי ועם כמות רעיונות סבירה- רמז: זה הרבה פחות ממה שאת חושבת 🙂 )

הרשימה האמיתית

עכשיו בואי נעביר את הכל לרשימה מסודרת- מאורגנת, אם אפשר לחלק לנושאים מה טוב. תתחילי בכותרות קטנות מה יש באירוע?

אם יש סדר בראש- יש סדר באירוע

דוגמא: ביום הולדת בבית יש: שולחן מתוק, כיבוד למבוגרים, עיצוב ומיתוג, קישוטים, שתיה, פינת ברכות.

אלה יהיו הכותרות שלי- זה רק נראה מעט – מתחת לכל אחד מהם רשמי מה הם כוללים (למשל: שולחן מתוק: כלים, ממתקים, מיתוג, רקע לשולחן, חד פעמי, וכו’ וכו’ וכו’)

תראי שמול העיניים יש לך רשימה ברורה מאוד שבקלות תוכלי להפוך אותה למשימות שתוכלי לקדם ולהוציא אל הפועל

כל מה שיש מסביב

ברשימה הקודמת יכול להיות שהכנת את הרעיונות והפריטים הקטנים שבא לך עליהם, במידה ועדיין לא עשית את זה תוסיפי לך בסוף הרשימה את הדברים שיש מסביב וצריך לארגן ולסגור או לקחת בחשבון:

מוסיקה, הפעלה, תפריט , קישוטים, רשימת מוזמנים, ועוד.

אז מי יהיה שם?

מוזמנים!! אין מה לעשות אירוע בלי מוזמנים – זה פשוט לא אירוע.
הכיני רשימה מסודרת של מי שאת מתכננת להזמין- כולם נחשבים בספירה!! ממליצה לחשב מתוכם כמה מבוגרים וכמה ילדים ולספור כמה יצא בסה”כ.
הכמות הסופית תעזור לך להחליט על כמויות. וזה חשוב בפני עצמו

אגב, טיפ חשוב, אחרי שאת שולחת את ההזמנה אל תתביישי לבקש שיאשרו געה. זה לא משהו ששייך רק לחתונות- את מתכננת, ומכינה כמויות בהתאם ואת רוצה להיות ערוכה. בין אם זה בבית או באולם וכו’- בקשי ושאלי אנשים אם הם מתכננים להגיע או לא.

התקציב!

וואו בואי נודה, כל יום הולדת כזה אנחנו מפזרות מלאאאא כסף, שאם היינו ממוקדות ויודעות מה שאנחנו רוצות יכולנו להיות הרבה יותר מחושבות ולחסוך לא מעט כסף.

קבעי לך תקציב כולל שאת יכולה/ מוכנה/ רוצה להוציא – איך מחליטים?
תכללי את כל הדברים שדיברנו עליהם עד עכשיו- נסי להעריך כמה כל דבר עולה (חלק מהדברים את יכולה לדעת במדויק) קחי בחשבון את כמות המוזמנים בחישוב ונסי להגיע למספר סופי.
על המספר הזה תוסיפי בין 5 ל-10 אחוז של סטייה- זה פחות או יותר המספר שאת צריכה לקחת בחשבון

רוצה לקרוא יותר בפירוט על תקצוב לאירוע? מוזמנת להציץ בכתבה שעשיתי על איך מתקצבים אירוע כמו מפיקה אמיתית.

בואי נעבור לתתכלס:

מה אנחנו רוצות- יש,
מה זה כולל- יש,
מי יהיה- יש
תקציב- יש

עכשיו מה? עכשיו בואי נתחיל להפוך את הכל למציאות! (יאייי)

קחי את כל הדברים שעשינו עד עכשיו והפכי אותם לרשימת משימות- זה נשמע מאוד ברור אבל – אנחנו נוטות לסבך דברים (בקטע טוב תודי 😉 )

הרשימה הזו תכלול דבר אחד בכל בכל פעם ודבר אחד בלבד. את המשפטים התחילי ב-פועל- “לעשות את” “לקנות את” “לעצב את” לדבר עם” “להתקשר ל” וכו’..

גם אם תצא לך רשימה באורך הגלות- זה יהיה מסודר וברור לך מה את צריכה לעשות בכל שלב ואת תשתלטי עליה בלי למצמץ. מבטיחה לך!

כשכל המשימות כובות- הראש לא צריך לעבוד קשה על לזכר- רק בלקדם את מה שעל הפרק
אחרון חביב: לו”ז:

מפיקת אירועים אמתית יודעת שכל הסדר הזה שדיברנו עליו הוא טוב ויפה אבל אם אנחנו לא עומדות בזמנים- אין טעם לשום דבר מכל זה!

זוכרת שהתחלנו מלקבוע תאריך? מעולה. קחי את התאריך שבו את נמצאת,
חשבי כמה זמן נותר לך עד יומיים לפני האירוע (לא יום, לא הבוקר של האירוע- יומיים לפני!!) וחלקי את המשימות היטב ובצורה חכמה בין הימים. קחי בחשבון אם יש דברים שאת צריכה לתת להם יותר זמן- מה צריך לבוא קודם מה אחר כך.
לדומא– הזמנה – את רוצה לשלוח קודם- טפלי בה ראשונה,
גם המיתוג לוקח זמן, לשריין לך עוגה לתאריך,
אם זה אירוע גדול שיש בו איפור ושיער- שרייני לך את הספק/ית שאת אוהבת.
והכי חשוב אל תהרגי את עצמך!! אל תדחפי 500 משימות ליום אחד- זה סתם יצור אכזבה ויאוש כשלא תעמדי בלוחות הזמנים הבלתי אפשריים שהצבת לעצמך. חלקי את זה בצורה הגיונית ותני לעצמך מרווח נשימה כדיי להנות!

מרווח הנשימה חשוב להצלחת המשימות והעמידה בלו”ז
טיפים אחרונים:
  1. תהני מזה!!
    אירועי זה כיף! זו שמחה! זו חגיגה תהני!! את יוצרת ועושה ומשקיעה ומתרוצצת- תהני!! בשביל עצמך קודם כל ואז תראי גם איך כולם נשאבים ונהנים מזה בדיוק כמוך!

2. אל תתביישי להיעזר באחרים.
אם חברה יכולה לבוא ולעזור לך לעשות דברים בבית, אם אמא שלך יכולה להכין איזו פשטידה ליום האירוע אם את יכולה לשלוח את בעלך שיקנה דברים בסופר – אז בקשי מהם, בלי להתבייש.
תראי שהכל הרבה יותר מושג כשאת לא מפילה את עצמך לתוך כל העומס- לבד.

ועכשיו להפתעה שהבטחתי…

יצרתי צ’ק ליסט מתוכנן, מפורט ועוצב הכולל את כל השלבים החשובים בתכנון אירוע הצ’ק ליסט הזה כולל ימים רבים של עבודה ומחשבה והמון שנים של ניסיון שלי כמפיקה וממתגת אירועים ואת כל הידע הזה אני שמחה להעניק לך במתנה את הגרסא המקוצרת שתעזור לך לעשות סדר בראש!!

מוזמנת להוריד את הצ’ק לליסט לתכנון האירוע המושלם ממש כאן.

ושיהיה בהצלחה ומלא מזל טוב.

אשמח שתשתפי אותי האם הצ’ק ליסט עזר לך ועשה לך סדר בראש, האם הסתדרת ואם היה בו כלי אחר שהיה חסר לך- ספרי לי! makeandwish.reut@gmail.com

רוצה לקרוא הכל על איך ארגנתי לבת שלי יום הולדת מושלמת לגיל שנה בקונספט קרוסלה? לחצי כאן
יחכה לך שם גם פרינטבל של רשימת משימות להורדה

שתפו:

עוד פוסטים

יום פעילות להכרות אותיות ומספרים

והיום קצת העשרה.הפעילות של היום מתאימה בעיקר לגילאי 3-6 ואני אתחיל מהסוף: המטרה היא לא ללמוד. הפעילות היום היא לא להושיב את הילדים וללמודאלא לשחק,

משחק ילדים- יום פעילות להכנת משחקים

היום נפעיל את היצירתיות ואת הרוח המשחקיתוניצור לעצמנו את המשחקים שלנו.נכון, בהחלט אפשר לקנות משחקים במחירים אפילו דיי נוחים אבלאנחנו רוצות לעודד חשיבה יצירתית ולהראות

עולמם הקסום של חדי הקרן

בפעילות היום נעסוק בחיה הכי מתוקה קסומה ומיוחדת:חד הקרן (אפשר לקרוא להם חיה?!) אז מה יהיה כאן היום? זה הזמן לשלוף את הקרן,הנצנציםהקסםוהעננים ו… לצאת

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.

רוצה להיות מעודכנת בכל החידושים, המבצעים, הרעיונות היצירתיים וההדרכות למיתוג אירועים?

מלאי את הטופס והירשמי לכל העדכונים