איך מנהלים תקציב לאירוע?

לאחרונה הרבה לקוחות מגיעות אליי כשהן לא בטוחות ממה הן רוצות להרכיב את ערכת המוצרים שלהן. ניסיון העבר גרם להן להצטער כי הן קנו הרבה מידי, או קנו מוצרים קטנים מידי או שזה היה יקר ביחס למה שהן קיבלו.

בקיצור- התוצאה יוצאת שאנחנו מוציאות המוווןןןןן כסף על מוצרים, מיתוגים, קישוטים, כלים ולא מבינות בסוף איך להשתמש בהכל וחצי מזה נזרק או נדחף לאיזה ארון.
התוצאה בשורה התחתונה היא שזרקנו כסף לפח! זו תחושה ממש מבאסת ומעבר לזה שהכנתי לכ צ’ק ליסט מושלם שיעזור לכן להפיק את האירוע מא’ ועד ת’ בלי להתפזר (ואעלה אותו ממש בקרוב)
אני כותבת לכן את הפוסט המאוד חשוב הזה.
מה צריך לקחת בחשבון כדי להתנהל נכון תקציבים באירועים שאנחנו עושות, לא לקנות סתם והכי חשוב- לעמוד בתקציב שאני רוצה.
בסוף הכתבה יחכה לכן גם קובץ אקסל שבניתי עבורכן. ככה ניהלתי ואני מנהלת עד היום את התקציבים שלי. כשיש המון אלמנטים להיות עליהם בפוקוס ואנחנו מוציאות כספים לפעמים בלי לקחת אותם בחשבון אז אנחנו לא מבינות עד כמה כל שקל משמעותי פה.
אני מאמינה שמי שתעקוב אחרי ההתנהלות הזו תמצא את עצמה מאופסת, מפוקסת ולא מבזבזת על שטויות.

אז נתחיל מהבייסיק:
  1. להגדיר תקציב!

כדי שאני אדע מה מסגרת התקציב שאני מוכנה או רוצה להוציא אני צריכה להגיד את התקציב. בהתאם ליכולת, לתקופה בשנה (אם יש עוד הרבה הוצאות בבית וכו’) –  לקחת בחשבון גם הוצאות שיש לכן בחיים ולא קשורות ישירות לאירוע ולהגדיר (אפילו בערך)  כמה אני מוכנה ורוצה להוציא

2. כמויות:

“שיהיה בשפע” מכירה את המשפט הזה? את גם אומרת אותו נכון? או לפחות חושבת אותו.
בצ’ק ליסט שבניתי לכן יש הסבר פשוט איך לחשב כמויות ביחס למוזמנים. אבל אפשר גם לעשות בערך בשביל לתקצב.
עשי רשימה של האורחים שמיועדים להגיע.
במידה וזה אירוע גדול .בר /בת מצווה, חתונה או משהו גדול יותר- אל תתביישי לבקש מהאורחים לאשר הגעה.
וחשבי את הקניות/ הפתעות/ אוכל ושתיה בהתאם. קחי בחשבון 20% יותר – אבל לא יותר מזה – כי הרבה פעמים גם אורחים שאישרו הגעה- לא מגיעים.

חשוב לתכנן בהתאם לכמות ריאלית
3. מוצרי נפח:

מה הכוונה?

אם אנחנו מתכננות למשל- שולחן מתוק (ששם זה הכי בולט) אנחנו צריכות להיות מחושבות ומסודרות ולתכנן את הפריסה בשולחן. המשמעות של זה היא שאנחנו צריכות גם מוצרים גדולים יותר וגם קטנים יותר- בפרופורציה לגודל השולחן שאנחנו מתכננות להיות איתו, אחרת או שהוא יהיה עמוס מידי וזה לא אסתטי או- שהוא יהיה ריק וזה יראה דל.

ולכן את צריכה לתכנן מראש ולהבין איזה מוצרים תשימי- שלבי בין מוצרים שתופסים הרבה נפח ומקום לבין קטנים יותר. שימי לב שגם כשאת קונה מוצרים קטנים את יכולה להיעזר בכליי הגשה שעוזים לתפוס נפח לגובה ולרוחב. כמובן- לשמור על פרפורציה. הכוונה בנפח היא לא כמות גדולה יותר! הכוונה למוצר גדול- רקע מעוצב, חיתוך של דמות גדולה, קרטוני הגבהה עטופים יפה, שלטי אווירה שתופסים מקום ועוד ועוד….

4. כללל מה שעולה כסף או זמן  נכלל בתקציב

תכננו, אנחנו יודעות מה אנחנו רוצות, מתחילות לארגן מתכננות לצאת לקניות אבל את ה-20 שקל פה אנחנו לא מחשבות, ואת ה-50 שהוצאתי על השלמות, ובמקס הוצאתי ממש כלום אז גם לא, והמפעילה היא לא נחשבת והמיתוג – חישבת אותו בלי האקסטרות שקנית אחר כך.
בקיצור- לא טוב 😊  
כל מה שעולה כסף באירוע נכנס לתקציב. החל מדברים שעלו שקל ועד דברים שעלו אלפי שקלים. אוכל, קישוטים, מיתוג, הפעלות ועוד ועוד… (פירטתי לך בטבלה אבל תוכלי כמובן להוסיף משלך) הכללל נכלל.
גם הזמן- אם זה בא על חשבון עבודה, אם לקחת יום חופש, אם את עובדת מהבית ומקבלת פחות לקוחות-קחי את זה בחשבון.

גם זמן זה כסף
5. יש יותר מחגיגה אחת?

עוד חשוב- לקחת בחשבון כמה חגיגות מתוכננות. אם חוגגים גם בגן וגם בבית, או גם לחברים וגם למשפחה…

אני יודעת שמשקיעות כמוכן לא מסיימות את החגיגה ביום אחד 😉 יש מסיבה בגן/ בבית הספר/ יש חגיגה בבית עם החברים/ יש בשבת עם המשפחה ועוד מיני חגיגות והפתעות שאנחנו עושות לילדים. כל אלו – לא משנה מה הן כוללות נכנסות לתקציב. יכולות לשים אותן בשורות נפרדות ולחלק (זה גם יעזור לכן להבין כמה כל אחד מהם עלה בסה”כ)  אבל קחו בחשבון שבמידה ויש עוד אירועים או חגיגות אז גם הן לוקחות נתח מהכסף שלנו ואל תתעלמו מהן.

6. עבודת מחקר – (אם יש זמן)

או בשפת העם: השוואת מחירים.

אמא משקיעה תמיד מתחילה להתארגן מראש- תשקיעי את הזמן להציץ באתרים, לקחת הצעות מחיר, להשוות בין ספקים, להבין מה את רוצה וכמה את מוכנה לשים על כל דבר. גם את סל הקניות שלך את יכולה לחשב מראש דרך אתרי הקניות של הסופרים. ככל שתהיי יותר מסודרת תוכלי יותר להיות מאופסת ולעמוד בתקציב שלך אל תתעצלי, אם חשוב לך לא לחרוג מהתקציב- תעשי את שיעורי הבית.
תקדישי את הזמן. זה לא צריך לקחת יותר מידי זמן ולא צריך להשוות ולחקור במשך חודשים- בחרי 2-3 ספקים מכל תחום והשווי את העלויות.  שימי לב שאם את ממש ברגע האחרון- וזה בא על חשבון מהירות הטיפול שלך בדברים לאירוע עצמו- ותרי על זה – היצמדי לטבלה, תעקבי אחרי ההוצאות ותראי שאת לא חורגת.

7. לא להתפתות לקנות שטויות!

כמו שלא הולכים לסופר רעבים –ככה לא קונים דברים לאירועים בלי לדעת מה את רוצה. תכנני מראש, הכיני רשימה, עשי לך סקיצה מסודרת, תביני בדיוק מה את צריכה וככה לא תקני סתם שטויות. גם לי זה קורה שאני עומדת מול המדף ורואה משהו מהמם או חמוד ואני חייבת ו”זה עולה רק X שקל” – אז לא! 😊  
אם זה לא בתכנון, אם אין לזה ערך, אם את לא רואה באותו רגע איפה זה משתלב בחגיגה- אל תקני.
זה מהמם ויפה ועולה ממש זול אבל אם אין לזה שימוש גורלו יהיה להיות תקוע באיזה ארון או מגירה או גרוע מזה – ללכת לפח.

ואם בכל זאת קנית והגעת  והבנת שאין לך בזה שימוש-  לא להתבייש לנסות להחזיר או להחליף. אפילו לקבל זיכוי. למרבית המוצרים שהם לא מוצרי מזון יש אפשרויות החזר שונות. אם את קונה דברים מותאמים אישית כמו מיתוג או קישוטים מיוחדים בררי קודם לכן מול הספקים.
ובכל מקרה – מבטיחה לך שאם תהיי מסודרת ותדעי מה את רוצה בכלל לא תגיעי למצב שאת צריכה להחליף או להחזיר (בכל זאת למי יש זמן להתרוצץ 200 פעם לחנויות?!)

8. רשימות- רשימות- רשימות

הזכרתי מקודם את הצ’ק ליסט שהכנתי שבעצ עובר על כל ההיבטים שיש באירוע ועוזר להתאפס על דבר-דבר.

אבל בין אם את עושה את זה בעזרת הצ’ק ליסט שלי או לגמרי לבד. על נייר, או באפליקציה, במחברת או בטלפון – תכיני רשימות מסודרות.
לסופר, לקישוטים, למיתוגים. תגיעי לכל רכישה כשאת יודעת מה את רוצה, כשאת מסודרת, כשהכל יושב לך בראש, כשכל מוצר שאת לוקחת את כבר יודעת איפה הוא הולך לשבת ומה תעשי איתו- והכי חשוב- שהרשימות יכללו כמויות.
אם זה הפתעות- כמה ילדים זה- אם זה אוכל או שתיה כמה אורחים יש, אם זה קישוטים- איזה שטח את צריכה לעצב. נראה לך אולי עבודה קשה אבל ברגע שתרגילי את עצמך להתנהל ככה תראי כמה זה זורם ופשוט ואני אומרת את זה בתור מי שהיתה תקציבאית ומפיקה- שהפיקה אירועים ענקיים והיתה צריכה להתמודד עם תקציבי ענק שאסור בשום צורה לחרוג מהם.

רשימות מסודרות
9. ההבדל בין צריכה לרוצה

דבר מאוד חשוב בכלל בחיים לא רק בניהול תקציב הוא להבין את ההבדל בין מה “צריך” למה שאני רוצה. הרי החגיגה היא בחירה שלנו ואם התקציב הוא חשוב ויש יעד שאנחנו לא רוצות לעבור אז צריך להיות מפוקסים.
ברשימות שאת מכינה בשרטוטים בתכנון- הכניסי קודם את הפריטים שצריך. אח”כ אם נשאר לך מקום בתקציב תרשי לעצמך להתפרע על החשקים. זה נכון גם לגביי אם רוצים משהו מאוד מאוד מאוד- והוא עולה X כסף וממש לא בא לך לוותר עליו בשום צורה, אין בעיה- קחי אותו- אבל תהיי מחושבת על יתר הדברים ואם זה עלה יותר ממה שתכננת אז תשימי לב איך את מצמצמת בשאר הדברים.

10. אולי יש כבר בבית?

לפעמים מתחת לאף שלנו מתחבאים בבית המון דברים שאנחנו יכולות לעשות בהם שימוש מעולה ואנחנו פשוט לא חושבות עליהם. אז תעשי חשיבה וחיפוש:
לדוגמא: ביום הולדת הספארי של הבת שלי עשיתי משקפות ספארי שעשויות מגלילי נייר טואלט.
או – המעמדים המושלמים האלה שהכנתי מצלחות וכוסות פלסטיק– ואפשר להכין גם מכלים שקיימים בבית. בקיצור- יש רעיונות בלי סוף.
וחוץ מאצלנו בבית- שווה לבדוק אצל חברות. בייחוד אם יש בסביבתך משקיעות כמוך- יש מצב שיהיו להם אחלה כלים, מוצרים, דברים שהן יכולות להלוות לך

ואחרון חביב- לא להגזים! יש מספיק!

אני בטוחה שכמה שבחרי לעשות זה מעל ומעבר. אל גזימי לא בכמויות ולא בסוגי המוצרים, קחי להכה של כל דבר אקסטרא זמן מראש כדי שתספיקי באופן מסודר. ובהמשך גם אעלה פוסט על ניהול של זמן ותכנון לקראת אירועים.

מצורפת לכן טבלת תקציב מסודרת להורדה ושימוש אישי- במתנה- ללא עלות כמובן  – תנסו לעבוד איתה אפילו פעם – פעמיים ראשונות ואח”כ תראו איך זה זורם לבד.
הטבלה היא לדוגמא אתן יכולות למחוק ולהכניס את הקטגוריות שרלוונטיות באירוע שלכן.
ושימו לב שחשוב להגדיר תקציב למעלה – כי בשורה התחתונה הוא יראה לך איפה את עומדת בחס לתקציב שהגדרת .

להורדת קובץ המתנה לחצו כאן

אם נשארו לכן דברים שהם חדשים או במצב טוב ואין לכן שימוש בהן כנסו לקבוצת הפייסבוק שלי ופרסמו אותן בפוסט היד 2 החודשי שעולה. (רק מוצרים לאירועים)

מתלבטות לגביי השימוש בטבלה, לא בטוחות איך להתאפס על התקציב?

מוזמנות להיכנס ולשאול בקבוצה או לשלוח לי מייל:  makeandwish.reut@gmail.com

שתפו:

עוד פוסטים

יום פעילות להכרות אותיות ומספרים

והיום קצת העשרה.הפעילות של היום מתאימה בעיקר לגילאי 3-6 ואני אתחיל מהסוף: המטרה היא לא ללמוד. הפעילות היום היא לא להושיב את הילדים וללמודאלא לשחק,

משחק ילדים- יום פעילות להכנת משחקים

היום נפעיל את היצירתיות ואת הרוח המשחקיתוניצור לעצמנו את המשחקים שלנו.נכון, בהחלט אפשר לקנות משחקים במחירים אפילו דיי נוחים אבלאנחנו רוצות לעודד חשיבה יצירתית ולהראות

עולמם הקסום של חדי הקרן

בפעילות היום נעסוק בחיה הכי מתוקה קסומה ומיוחדת:חד הקרן (אפשר לקרוא להם חיה?!) אז מה יהיה כאן היום? זה הזמן לשלוף את הקרן,הנצנציםהקסםוהעננים ו… לצאת

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.

רוצה להיות מעודכנת בכל החידושים, המבצעים, הרעיונות היצירתיים וההדרכות למיתוג אירועים?

מלאי את הטופס והירשמי לכל העדכונים